Atelier présidé par Bruno Villaba, Science Po Lille ; rapporteur : Jérôme Cavailhès, SETRA

Projets ITTECOP ayant constitué de support aux échanges : INTERMOPES, IMPACT et JUMELAGE

Le savoir-faire technique et scientifique est bien évidemment capital dans la conduite d'un projet interdisciplinaire tels que ceux portés dans le cadre d'ITTECOP. L'atelier de travail, riche en échanges et retours d'expérience, a cependant permis de confirmer qu'un autre facteur tout aussi important était synonyme de réussite ; il s'agit de l'animation interne des projets.

Les retours d'expériences des projets de recherche portés dans le précédent appel ITTECOP révèlent que cette animation interne des projets est un réel "problème car elle représente potentiellement une source d'échecs.

Il est constaté que les projets n'atteignent pas souvent leurs objectifs pour différentes raisons : 

• Dépassement de délais

• Surcoûts parfois importants

• Qualité technique du projet parfois insuffisante

Ces projets se caractérisent par leur complexité :

• Diversités des acteurs impliqués pendant toute la durée de vie de projet et par voie de conséquence une diversité des approches et des concepts utilisés par les partenaires du projet,

• Environnement extérieur non maîtrisable ou du moins difficile à borner (impacts des politiques sur l'appropriation d'un projet par les acteurs du territoire concernées, difficultés de capitalisation des données, etc.)

Pour limiter ces risques d'échec, l'équipe porteuse du projet doit pouvoir intégrer dans son fonctionnement (dès les stades amont de conception du projet) une cellule d'animation interne capable de fédérer, de motiver, d'assister et de piloter toutes les parties prenantes au projet.

Cette entité, quelque soit la forme qu'elle prend (un animateur unique dans le cadre des projets Intermopes ou impact, voire d'une équipe d'animateurs dans le cadre du projet Jumelage) se doit d'intervenir de manière transversale et itérative à toutes les étapes de vie de projet :

• De l'organisation (naissance, formalisation de la problématique d'étude)

• A la conception (verrouillage technique, scientifique et logistique du projet)

• A la réalisation (mise en œuvre du projet)

• Jusqu'à l'exploitation (valorisation, communication et diffusion des résultats et des enseignements issus du projet)

L'équipe d'animation permet de co-construire les projets avec l'ensemble des partenaires impliqués et de poser les bases solides d'une concertation collective bénéfique au bon déroulement ultérieur du projet. Elle permet entres autre une harmonisation et une définition d'objectifs communs qui s'articulent autour de différents aspects à prendre en compte dans la mise en œuvre d'un projet :

• Des aspects techniques (notamment la définition et le respect des objectifs du projet )

• Des aspects temporels (respect des délais, planification, contrôle) et financiers (planification, négociation, arbitrage)

• Des aspects humains (gestion des ressources humaines) 

Pour conclure sur cet atelier "animation interne des projets", nous nous proposons d'énumérer quelques grands principes/facteurs qui peuvent contribuer à la réussite d'un projet : 

• Réunir au démarrage du projet tous les acteurs, partenaires potentiellement impliqués pour définir le cadre de la problématique, définir des objectifs communs et définir une terminologie commune (champ lexical et concepts sous-jacents à chaque disciplines en présence),

• Revenir régulièrement sur les objectifs initialement fixés via des réunions d'équipes,

• Veiller à ce que les taches soient réparties de manière plus ou moins homogène de manière à ce que tous les membres/partenaires du projet s'impliquent de manière suffisante et satisfaisante,

• Définir le plus en amont possible les règles du jeu et les modes de fonctionnement (par exemple une charte de travail élaborée par tous les membres de l'équipe peut être envisagée)

• Savoir s'adapter aux changements pendant les différentes étapes de vie de projet (arrivées ou départs dans l'équipe, difficultés rencontrées dans la capitalisation des données, etc.) reformuler les objectifs et les moyens d'y parvenir le cas échéant / communiquer sur l'état d'avancement du projet,

• Ne pas laisser traîner les décisions et les actions (formaliser par des comptes rendus approuvés par tous, définir clairement les livrables et les échéances, si un retard est constaté, savoir l'expliquer et surmonter le problème pour qu'il ne devienne pas un élément bloquant du projet),

• Faire le liant constamment entre tous les sous projets (taches scientifiques, techniques, humaines, logistiques, financières, etc.).Des réunions régulières sont les bienvenues,

• Valoriser le projet et capitaliser les connaissances au fur et à mesure de l'avancement du projet, en interne comme en externe (vulgarisation, communication),

• Faire vivre le réseau de partenaires et d'alliés au projet en permanence. 

Enfin, d'autres principes qui paraissent pourtant évidents sont toujours bons d'être rappelés : 

• Ne pas craindre de perdre du temps en étant rigoureux en amont du projet (bornage des études, audit bibliographique, partage des connaissances et des concepts portés par cette interdisciplinarité, etc.)

• Le livrable final n'est pas le seul objectif / critère de la réussite d'un projet, mais il faut aussi prendre en considération le volet apprentissage des équipes en présence (y compris la formation et l'apprentissage des étudiants et des vacataires).